Kort fortalt: E-poster som får svar, er korte og tydelige. Hold deg til rundt fem setninger, les gjennom og stryk det som ikke trengs, gå rett på sak når du kjenner mottakeren, ha ett formål per e-post og avslutt med å takke. En studie fra Boomerang fant at e-poster på 75 til 100 ord fikk flest svar.
For et par år siden var seriegründer og milliardær Are Traasdahl på Skavlan og fortalte at e-post var en saga blott i hans nye bedrift.
- Det er den største befrielsen som har skjedd i mitt liv.
Traasdahl hadde et poeng: e-post sluker tid.
Flere og flere bedrifter bruker Slack, Teams eller lignende kanaler for intern og ekstern kommunikasjon. Likevel er den gode, gamle e-posten fortsatt et viktig verktøy i jobben.
Og det går fint an å skrive e-poster som mottakeren kommer seg gjennom uten å måtte styrte en Red Bull.
Kom raskere til poenget
Skriver du e-poster som er så lange at de behøver innholdsfortegnelse?
Vi vil alle at e-postene vi sender, skal bli åpnet og besvart. Men ofte skriver vi for langt og for rotete.
E-poster som minner om en heldagsprøve i norsk, blir i beste fall skumlest. Ingen har tid eller lyst til å komme seg gjennom en tekstørken for å finne ut hva du vil.
Lange e-poster skrevet etter innfallsmetoden fungerer dårlig. Folk får ikke med seg poenget. (Jeg snakker av erfaring, for jeg har selv skrevet mange e-poster som var lange som et vondt år.)
Korte og tydelige e-poster virker heldigvis motsatt. Når du skriver kort, klart og konsist, får mottakeren bedre med seg budskapet, og sjansen for et raskt svar øker.
Her er fem enkle tips til å skrive e-poster som blir lest og besvart.
1. Sett begrensning på lengden
Joda, iblant er det faktisk lengden som teller.
Har du lett for å skrive altfor lange e-poster, kan det være lurt å sette en makslengde. Det hjelper deg å holde ordflommen i sjakk.
En studie fra e-posttjenesten Boomerang viste at e-poster på mellom 75 og 100 ord fikk flest svar. Synes du det er vanskelig å telle ord, kan du heller begrense antallet setninger.
For de fleste e-poster holder det med fem setninger. Trenger du mye mer, bør du kanskje heller ta en telefon eller en videosamtale.
2. Rediger som en mester - gjerne Hemingway
Når du tror du er ferdig, les gjennom det du har skrevet. Se etter skrivefeil, stryk unødvendige ord og setninger, og skriv om setninger så budskapet blir enda klarere.
Kanskje innser du at poenget du brukte tre setninger på å få frem, egentlig ble tydeligere med én.
Øv på å komme til poenget og skjære ned til det helt nødvendige:
- Hvem er du? (Med mindre de vet det fra før)
- Hva vil du ha?
- Hvorfor skal de gi det til deg?
- Når trenger du det?
Det er fristende å trykke «Send» så snart du har satt punktum. Men det lønner seg å lese gjennom først for å se hva som kan bli kortere og tydeligere. Ofte oppdager man en irriterende skrivefeil like etter at e-posten er sendt.
3. Hopp over tørrpraten
«Håper alt står bra til.»
En god måte å holde antallet ord nede på, er å droppe de innledende høflighetsfrasene og gå rett på sak.
Det kan også være en god måte å støte noen på.
Her er det alltid tryggest å se an mottakeren. Skriver du til noen du ikke kjenner ennå, kan litt småprat i starten være lurt. Kjenner du mottakeren godt, kan du like gjerne droppe det.
4. Ha ett formål per e-post
Har du flere ting på hjertet, så si én ting om gangen. Det er en av Finn-Erik Vinjes ti språkvettregler.
Kanskje føler du deg effektiv når du tar med hver minste detalj i én og samme e-post. Men jo flere spørsmål og forespørsler du klemmer inn, desto mer overveldende blir det for leseren.
Prøv heller å ha én klar hensikt med hver e-post. Det øker sjansen for at mottakeren leser og svarer på det du skriver.
Må du likevel spørre om flere ting, kan du liste dem opp i punkter.
Hei, Veronica,
Hvordan går det? Tenk at det er halvveis til fredag allerede!
Jeg hadde et møte med teamet i dag, og vi er litt usikre på om det var gull- eller sølvfargede duker du ville ha. Gi gjerne en tilbakemelding på det.
Dessuten lurer cateringfirmaet på om dere vil ha tofu eller seitan til vegetarmaten. Jeg går ut fra tofu, men spør for sikkerhets skyld.
Bandet er som sagt bekreftet, men når bør de helst komme? Går det bra om de kommer rundt kl. 16, eller blir det litt i seneste laget?
Mvh
Kirsti
Eller:
Hei, Veronica,
Står til? Vi er i full sving med innspurten før arrangementet, og vi trenger svar på tre ting:
- Gull- eller sølvfargede duker?
- Tofu eller seitan til vegetarmaten?
- Når bør bandet komme?
Fint om du kan gi svar senest innen kl. 12 på fredag.
På forhånd takk!
/Kirsti
5. Rund av med takknemlighet
Når e-postene blir kortere, kan du fort virke litt brå. Derfor kan det være lurt å avslutte med å takke.
E-poster som avsluttes med en variant av «takk», fikk 36 prosent flere svar enn dem uten. Det finnes mange måter å takke på, så prøv deg frem.
Når e-posten skal til mange
Tipsene over gjelder også nyhetsbrev og kampanjer. I tillegg er det noen ting du bør tenke på når du sender til mange samtidig:
- Emnelinjen avgjør om e-posten blir åpnet. Hold den under rundt 50 tegn, så den ikke blir kuttet, særlig på mobil, og si hva leseren får ut av å åpne.
- Send fra en person, ikke fra «noreply». E-post fra en du kjenner, oppleves mer personlig og blir oftere lest.
- Del opp kontaktlisten. Ikke alle kontakter er interessert i alt. Send innhold som passer det hver gruppe er opptatt av.
- Test tidspunktet. Hva som virker best, varierer fra bransje til bransje. Start med en antagelse og prøv deg frem.
- Mål det som betyr noe. Åpningsrater er blitt usikre fordi flere e-postprogrammer åpner e-post automatisk. Se heller på klikk, svar og hvor mange som blir til møter eller salgsmuligheter.
Vil dere skrive bedre innhold? Last ned Slik skriver Spring kvalitetsinnhold for virksomheten din.
Først publisert: 26. februar 2019
Oppdatert: 15. februar 2022, 28. desember 2023 og 17. oktober 2026.
Den opprinnelige teksten var skrevet av Rolf Klaudiussen, tidligere tekstforfatter i Techweb/Spring Agency
Spørsmål og svar
Hvor lang bør en e-post være?
Ifølge en studie fra e-posttjenesten Boomerang fikk e-poster på mellom 75 og 100 ord flest svar. For de fleste e-poster holder det med fem setninger. Trenger du mye mer, bør du heller ta en telefon eller en videosamtale.
Hvordan bør du avslutte en e-post?
Med et takk. Boomerang fant at e-poster som avsluttes med en variant av «takk», fikk 36 prosent flere svar enn dem uten.
Hva bør du måle når du sender e-post til mange?
Klikk, svar og hvor mange som blir til møter eller salgsmuligheter. Åpningsrater er blitt usikre, fordi flere e-postprogrammer åpner e-post automatisk.
Les mer om dette
