Epostmarkedsføring - Skriv e-poster som får mottakeren til å svare

For et par år siden var Seriegründer og milliardær Are Traasdahl på Skavlan og proklamerte at i hans nye bedrift er e-post en saga blott.

- Det er den største befrielsen som har skjedd i mitt liv.

Traasdahl hadde et poeng: e-post sluker tid.

Men selv om flere og flere bedrifter bruker chat- og samarbeidstjenesten Slack eller lignende skybaserte kanaler for intern og ekstern kommunikasjon, er fremdeles den gode, gamle e-posten et viktig kommunikasjonsmiddel i jobbsammenheng.

Og det går fint an å skrive e-poster som mottakeren kan pløye seg gjennom uten å måtte styrte en Red Bull.

Kom raskere til poenget

Skriver du e-poster som er så lange at de behøver innholdsfortegnelse?

Vi har alle et ønske om at e-postene vi sender ut, skal bli åpnet og respondert på. Men ofte skriver vi for langt og for lite strukturert.

E-poster som minner om en heldagsprøve i norsk, blir i beste fall skumlest. I dag har ingen tid eller lyst til å forsere en tekst-ørken for å komme frem til hva du er ute etter.

Lange e-poster skrevet etter innfallsmetoden er lite formålstjenlige. Folk får ikke med seg poenget. (Jeg snakker av erfaring, da jeg selv er en tidligere synder på skrive-mailer-lange-som-et-vondt-år-fronten.)

Heldigvis har kortfattede og tydelige e-poster motsatt effekt. Når du skriver kort, klart og konsist, får mottakeren bedre med seg budskapet. Og følgelig øker sjansen for at et svar tikker inn i minnelig tid.

Les videre, så får du fem enkle tips til å skrive mer effektive e-poster.

1. Sett begrensning på lengden

Joda, iblant er det faktisk lengden som teller.

Hvis du har en tendens til å skrive altfor lange e-poster, kan det være lurt å sette en makslengde for dem. Dette vil hjelpe deg med å holde ordflommen i sjakk.

En studie utført av mailtjenesten Boomerang viste at e-poster på mellom 75 og 100 ord har best responsrate. Hvis du synes det er vanskelig å holde telling på antall ord, kan du isteden begrense antall setninger.

Faktisk holder det med fem setninger for de fleste e-poster. Trenger du mye mer enn det, kan det tyde på at du heller bør ta en telefon eller videosamtale for å få svar på det du trenger.

2. Rediger som en mester - gjerne Hemingway

Når du mener deg ferdig med e-posten, ta deg tid til å lese gjennom det du nettopp har skrevet. Sjekk om du har skrivefeil, slett unødvendige ord og setninger, og omformuler setninger for å gjøre budskapet enda klarere.

Kanskje innser du at poenget du brukte tre setninger på å få frem, egentlig ble tydeligere med én.

Øv på å komme til poenget og skjære ned til det absolutt nødvendigste:

• Hvem er du? (Med mindre de allerede vet dette)
• Hva vil du ha?
• Hvorfor skal de gi det til deg?
• Når må du ha det innen?

Fristelsen er gjerne stor til å trykke på ‘Send’ med én gang du har satt punktum. Men det lønner seg å ta en gjennomlesning først for å se hva du kan forkorte og gjøre tydeligere. Ikke sjelden oppdager man en småirriterende tasteleif like etter at man har sendt e-posten.

3. Hopp over tørrpraten

“Håper alt står bra til.”

En god måte å holde antallet ord nede på, er å unngå de innledende høflighetsfrasene og komme rett til poenget.

Det kan også være en god måte å støte noen på.

Her er det alltid tryggest å se an mottakeren. Hvis du skriver til noen som ennå ikke er en etablert kontakt, kan det være en fordel med litt small talk i starten. Men hvis du kjenner mottakeren relativt godt, kan du like gjerne droppe det.

4. Ha ett formål per e-post

Har du flere ting på hjertet, så si én ting om gangen. Slik lyder en av språkguruen Finn-Erik Vinjes ti språkvettregler.

Kanskje synes du at du er effektiv som tar med hver eneste lille detalj i én og samme e-post. Men jo flere spørsmål og forespørsler du klemmer inn, desto mer overveldende blir det for leseren.

Prøv heller å ha én klar hensikt med hver e-post. Det øker sjansen for at mottakeren leser og svarer på det du skriver.

Hvis du likevel må spørre om flere ting, kan det være lurt å liste dem opp med kulepunkter.

Hei, Veronica,

Hvordan går det? Tenk at det er halvveis til fredag allerede!

Jeg hadde et møte med teamet i dag, og vi er litt usikker på om det var gull- eller sølvfargede duker du ville ha. Gi gjerne en tilbakemelding på det.

Dessuten lurer cateringfirmaet på om dere vil ha tofu eller seitan til vegetarmaten. Jeg går ut fra tofu, men spør for sikkerhets skyld.

Bandet er som sagt bekreftet, men når bør de helst komme? Går det bra om de kommer rundt kl. 16, eller blir det litt i seneste laget?

Mvh

Kirsti

Eller:

Hei, Veronica,

Står til? Vi er i full sving med siste innspurt til arrangementet, og vi trenger input på disse tre tingene:

• Gull- eller sølvfargede duker?
• Tofu eller seitan til vegetarmaten?
• Når bør bandet komme?

Fint om du kan gi svar senest innen kl. 12 på fredag.

På forhånd takk!

/Kirsti

5. Rund av med takknemlighet

Når e-postene blir kortere, er det en viss fare for å virke litt brysk. Derfor kan det være lurt å avrunde med å gi uttrykk for at du er takknemlig.

E-poster som avsluttes med en variant av ‘takk’, har 36 prosent høyere responsrate enn dem uten. Det finnes mange måter å gi uttrykk for takk på; prøv deg frem!