Tone of voice: slik får bedriften en egen stemme

Tone of voice er måten bedriften høres ut på i alt den skriver og sier. En god tone of voice består av noen få beskrivelser med eksempler, så ansatte kan bruke den uten å være tekstforfattere. Den gjør at kunden kjenner dere igjen, også uten logo.

Alle bedrifter har en tone

Spørsmålet er om den er valgt. Uten retningslinjer høres nettsiden ut som én bedrift, e-posten fra salg som en annen og LinkedIn som en tredje. Et konsulentselskap vi har jobbet med, ønsket å være mer jordnært og personlig enn de store husene, men nettsiden var full av konsulentspråk. Det var der gapet lå.

Slik lager dere den

1. Start med posisjonen. Hvordan skal dere oppfattes sammenlignet med de andre?
2. Les det dere har skrevet. Finn tekster dere er stolte av, og tekster dere ikke kjenner dere igjen i.
3. Velg tre egenskaper. For eksempel direkte, faglig og varm.
4. Beskriv hva det betyr. Direkte betyr å gi svaret først. Det betyr ikke å være brå.
5. Vis eksempler. Skriv samme setning slik dere vil og slik dere ikke vil.

Eksempler gjør jobben

Ord som profesjonell og engasjert sier lite alene. Sett heller opp to versjoner:

Ikke slik: «Vi leverer helhetlige løsninger tilpasset dine behov.»

Men slik: «Vi setter opp HubSpot og lærer dere å bruke det.»

Tilpass tonen til situasjonen

Stemmen er den samme, men tonen endrer seg. En klage skal besvares annerledes enn et LinkedIn-innlegg. Velferdsteknologibloggen har beskrevet seks egenskaper i brandboken sin, blant annet klar og enkel og profesjonell, men varm, og hver av dem er forklart med noen få setninger.

Vær nøye når dere bruker KI

Språkmodeller skriver gjerne likt for alle. Legg ved retningslinjene og eksemplene når dere bruker KI, og la et menneske lese gjennom. Christine Calvert har gode råd om dette i artikkelen om å skrive bedre enn KI på LinkedIn.

Spørsmål og svar

Skal alle ansatte høres like ut?

Nei. Bedriftens tekster bør ha samme tone, men fagfolk på LinkedIn bør høres ut som seg selv.

Hvor lang bør den være?

En side eller to er nok for de fleste.

Tone of voice er en del av en god grafisk profil.